社内の打ち合わせを入れようとして、3人分のカレンダーを見比べる。ようやく見つけた枠を送ると、1人から「その時間は現場に出ている」と返ってくる。施主との打ち合わせ候補を出すときも、自分の予定を見ながら手で書き出している。住宅会社の仕事は、人と人の予定を合わせる作業の連続である。本記事では、カレンダーとつないだAIエージェントに、空き時間の洗い出しから招待の作成までを任せる方法と、任せる前に決めておくべきことを解説する。
日程調整は、人数が増えるほど急に難しくなる。2人なら相手に聞けば済むが、3人を超えると、全員の空き時間が重なる枠を探さなければならない。
住宅会社では、この3人以上の調整が日常的に発生する。社内の営業会議や定例ミーティングに加えて、1棟の家づくりに営業、設計、インテリアコーディネーター、現場監督が関わる。プランの打ち合わせに設計と営業が同席する。仕様決めにはコーディネーターが入る。着工前の打ち合わせには現場監督も加わる。それぞれが別の施主の予定も抱え、現場にも出ている。
カレンダーを共有している会社は多いが、共有しているだけでは調整は楽にならない。結局、1人分ずつカレンダーを開き、空いている時間を目で照らし合わせることになる。候補を見つけて送っても、カレンダーに入れ忘れていた予定とぶつかり、やり直しになる。1回の調整に10分、20分とかかり、それが週に何度も繰り返される。
社外とのやり取りも同じだ。施主に次回の打ち合わせ候補を送るとき、業者や金融機関とのアポイントを取るとき、自分の空いている日時を3つ、4つ書き出して送る。そのたびにカレンダーをめくり、ほかの予定と重ならないかを確かめている。
一つひとつは小さな作業だが、積み重なると、本来の仕事である提案や現場管理の時間を確実に削っていく。
ここで使うのが、AIエージェントである。ChatGPTのようなチャット型のAIとの違いを、先に整理しておく。（AIエージェントに任せる仕事についてはこちら）
チャット型のAIは、質問に答えたり文章を作ったりするのが基本の役割だ。「3人の日程を調整したい」と相談すれば、調整のコツは教えてくれる。しかし、実際にカレンダーを開いて空きを探すことはしない。
AIエージェントは、指示を受けると、自分で手順を考え、ほかのツールを操作して作業を進める。日程調整なら、指定された人のカレンダーを確認し、空いている時間を探し、条件に合う枠を見つけ、予定を作成するところまで動く。人がやっていた作業を、そのまま代わりに進めてくれるイメージである。
今回私が使っているのは、Manusという汎用のAIエージェントだ。私の会社ではGoogleカレンダーを使っているので、Manusとカレンダーをつないで日程調整を任せている。
AIエージェントにカレンダーを操作させると聞くと、システム開発が必要だと思うかもしれない。実際には、開発は一切いらない。
ManusにはGoogleカレンダーなどの外部ツールとつなぐ機能が用意されていて、設定画面から連携したいツールを選び、自分のアカウントでログインして許可を出すだけで使えるようになる。あとは、普段の言葉で指示を出していけばよい。（ノーコードツールZapierで反響管理を自動化する方法についてはこちら）
1つ、前提として押さえておきたいことがある。AIエージェントが他のメンバーの予定を確認できるのは、そのメンバーのカレンダーが自分に共有されている場合に限られる。AIは、自分のアカウントで見られる範囲のカレンダーしか見ない。社内のメンバー同士でカレンダーを共有していない会社は、まずそこから整える必要がある。
逆にいえば、社内でカレンダーの共有ができていれば、準備はほとんど終わっている。
実際の使い方を、私が試した例で説明する。
まず、社内のメンバーA、B、Cの3人で打ち合わせをしたいとして、次のように指示した。
「メンバーA、B、Cの3人の空いている日程の候補を出してほしい。今日から3月末までで、時間は9時から18時の間で」
するとManusは、3人分のカレンダーを確認し、全員が空いている日時を一覧にして出してきた。かかった時間は1分ほどである。単に空き時間を並べるだけでなく、「特にこの時間帯が空いている」という提案まで添えてくれる。
人がやれば、3人分のカレンダーを1週間ずつめくり、重なる枠に印を付けていく作業だ。それが、指示を出してから1分で終わる。
住宅会社で使うなら、条件を足すとさらに実用的になる。たとえば「水曜は定休日なので除いて」「現場に出ている予定の前後30分は空けて」と書き添える。会社ごとの事情を言葉で伝えれば、その条件で探してくれる。
もう1つ便利なのは、待っている間に別の作業ができることだ。指示を出したら、ほかの仕事をしながら結果を待てばよい。そろそろかと画面を見ると、候補日が一覧で並んでいる。使い方次第では、秘書に近い存在になると感じている。
空き時間を出すだけでなく、そのまま予定を作るところまで任せることもできる。
候補の一覧を見て、「3月25日の12時半に予定を入れて」と頼むと、Manusはタイトル、終了時間、参加者を確認してくる。それに答えてOKを出すと、予定の作成画面が表示され、「作成」を押せばカレンダーに招待が入る。
もう少し踏み込んだ頼み方もしてみた。
「メンバーA、B、Cの4月以降で空いている日程を出して、最短で1時間ミーティングできるところに予定を入れてほしい。タイトルはテスト2で」
Manusは、3人のカレンダーを1人ずつ確認しながら、最短で1時間空いている枠を探していった。30秒から1分ほどで、4月1日の10時半から11時半に入れられそうだという結果が出てきた。作成前の画面ではタイトルを変えたり、参加者のメールアドレスを足したりできる。内容を確かめて「作成」を押すと、カレンダーに予定が入った。あわせて、ほかに空いている日程の一覧も出してくれる。
ここで大事なのは、予定を作る前に、必ず人が確認する段階が入っていることだ。AIが勝手に予定を入れて、勝手に招待を送るわけではない。最後の「作成」を押すのは人である。
私はこの確認の段階を、むしろ積極的に使うべきだと考えている。AIが見つけた枠が本当に適切か、タイトルや参加者は正しいかを、作成ボタンを押す前に見る。数秒の確認で、間違った招待が飛ぶ事故を防げる。
社内の会議だけでなく、社外とのやり取りにも使える。むしろ、住宅会社の現場ではこちらのほうが出番は多いかもしれない。
施主に次回の打ち合わせ候補を送るとき、「自分の空いている日程を、来週と再来週でまとめて」と指示する。すると、空いている日時が一覧で出てくる。これを施主へのメッセージにコピーして貼り付ければ、候補日の連絡は終わる。
業者との現場立ち会い、金融機関との面談、土地の売主との打ち合わせ。社外の相手に候補日を送る場面は、住宅会社では毎日のようにある。そのたびにカレンダーをめくって候補を書き出す手間がなくなるだけでも、1日の中で使える時間は変わってくる。
施主向けに使うときは、条件の指定がとくに効く。共働きの施主が多いなら「土日と平日18時以降で」、子育て中の施主なら「平日の10時から15時で」と伝える。相手の都合に合わせた候補を出せれば、やり取りの往復も減る。
便利な使い方だが、任せる前に決めておくべきことがある。ここを曖昧にしたまま使い始めると、かえって調整のトラブルが増える。
1つ目は、AIに見えない予定があることだ。AIが確認できるのは、カレンダーに入っている予定だけである。口約束の現場立ち会い、カレンダーに入れ忘れた来客、移動にかかる時間は、AIには見えない。カレンダー上は空いていても、実際には動けない時間がある。AIに日程調整を任せるなら、予定は必ずカレンダーに入れるという社内ルールが前提になる。現場への移動時間も、予定として入れておくか、指示で「前後30分は空けて」と伝える。
2つ目は、権限の範囲である。AIエージェントは、つないだアカウントの権限で動く。自分のカレンダーを見られるだけでなく、予定を作ったり変えたりできる状態になる。どのアカウントをつなぐのか、誰のカレンダーまで見せるのかを決めておく。連携はいつでも解除できるので、試しに使ってみて、合わなければ外せばよい。
3つ目は、確認のルールだ。予定を作る前の確認画面を飛ばさない、と決めておく。とくに社外の人を招待に含める場合は、宛先のメールアドレスが正しいか、タイトルに社内向けの言葉が入っていないかを必ず見る。施主のカレンダーに「〇〇様 追加見積もり確認」と社内用のタイトルの招待が届けば、印象はよくない。
4つ目は、カレンダーに書かれている情報の扱いである。住宅会社のカレンダーには、施主の名前や打ち合わせの内容が書かれていることが多い。外部のAIサービスにカレンダーを見せてよいか、会社としての判断が必要になる。不安があれば、まずは社内の会議の調整だけで試し、使い勝手を見てから範囲を広げるとよい。
AIエージェントは、人の代わりに作業を進めてくれる。しかし、何を見せ、何を任せ、どこで人が確認するかを決めるのは人である。
3人以上の日程調整は、住宅会社の仕事に欠かせないが、それ自体が価値を生む作業ではない。カレンダーとつないだAIエージェントに頼めば、全員の空き時間の洗い出しは1分ほどで終わり、最短の枠を見つけて予定を作るところまで進めてくれる。社外向けの候補日も、一覧を作らせてコピーするだけで送れる。ただし、カレンダーに入っていない予定はAIには見えない。予定はカレンダーに入れ、作成の前には人が確認する。この2つのルールが、任せるための条件である。
日程を合わせる作業はAIに渡せる。その打ち合わせで施主と何を話すかは、人にしか考えられない。空いた時間を、提案の準備と施主との対話に回すための小さな仕組み。
